Với tốc độ phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán được xem là tất yếu trong bất kỳ một tổ chức kinh tế, chính trị – xã hội có quản lý thu – chi. Phần mềm kế toán giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và giảm thiểu thời gian nhập dữ liệu, lưu trữ và xử lý dữ liệu so với làm bằng phương pháp thủ công.
Bộ máy tài chính kế toán công đoàn, với nhiệm vụ thu – chi ngân sách công đoàn theo phân cấp, thực hiện công tác kế toán, thống kê của đơn vị kế toán, xây dựng, tổng hợp dự toán cấp và báo cáo cấp trên…Vì vậy, hiểu và sử dụng tốt phần mềm kế toán công đoàn là một lợi thế giúp cán bộ kế toán công đoàn và đơn vị trên những phương diện sau:
Giao diện của phần mềm kế toán công đoàn
Hỗ trợ tác nghiệp và tiết kiệm thời gian
Một trong những phương diện tốt nhất khi sử dụng phần mềm kế toán công đoàn là phần mềm giúp ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán một cách dễ dàng và nhanh chóng, cán bộ kế toán sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian như khi sử dụng hệ thống kế toán truyền thống.
Thông tin chính xác
Vì cán bộ kế toán công đoàn không cần phải bỏ thời gian ra tính toán các số liệu phức tạp nên sự sai sót do con người được giảm thiểu. Việc sai sót do việc tính toán thủ công sẽ bị loại bỏ hoàn toàn. Phần mềm được lập trình sẽ giúp cán bộ kế toán tự động hóa trong việc lấy dữ liệu từ những chỉ tiêu khai báo. Do vậy, thường sai sót chỉ là do quá trình nhập liệu của đơn vị hoặc do thông tin sai lệch của việc khai báo từ ban đầu.
Dữ liệu tập trung
Dữ liệu tập trung, kịp thời, thông tin cập nhật theo thời gian và được lưu lại theo từng nguồn, đầy đủ, dễ dàng phát hiện vị trí lỗi dữ liệu để kịp thời sửa chữa. Phần mềm được thiết kế mở, linh động điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ của đơn vị. Phần mềm kế toán công đoàn có chức năng lưu giữ các báo cáo với các mục đích khác nhau, theo dõi thu chi theo mục lục ngân sách công đoàn, theo dõi công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
Sơ đồ lợi ích của phần mềm kế toán công đoàn
Tổng hợp báo cáo nhanh.
Một trong những lợi ích phần mềm kế toán công đoàn là khả năng tổng hợp nhiều báo cáo theo nhu cầu của từng đơn vị trong thời gian nhanh nhất. Các báo cáo được thiết lập sẵn trên phần mềm, đến kỳ, đơn vị chạy các báo cáo cần thiết. Nếu quá trình nhập liệu trong kỳ đúng, báo cáo cuối kỳ sẽ được lên đúng. Các báo cáo có thể xuất ra file Excel hay các định dạng khác để sử dụng. Đặc biệt, phần mềm kế toán cho phép lập các báo cáo theo quy định và phần mềm sẽ tự động lên báo cáo hàng ngày, tuần hoặc tháng…
Dễ dàng kiểm soát
Phần mềm kế toán công đoàn sẽ giúp không chỉ kế toán trong công tác tác nghiệp mà còn trợ giúp lãnh đạo công đoàn nhanh chóng có được số liệu một cách đa chiều, tin cậy. Từ đó lãnh đạo công đoàn có nhiều thông tin hỗ trợ hơn trong quản trị tài chính công đoàn.
Nguyễn Ngọc Anh – Phó trưởng Ban Tài chính Công đoàn DKVN
