Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý đoàn viên công đoàn và đổi thẻ đoàn viên công đoàn trong toàn hệ thống Công đoàn là một chủ trương lớn của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam được thể hiện qua Kế hoạch số 56/KH-TLĐ ngày 21/12/2016. Đến nay, chủ trương này đang được hiện thực hoá kể từ khi Tổng Liên đoàn ban hành công văn số 270/TLĐ ngày 01/3/2019 về việc triển khai phần mềm quản lý đoàn viên và đổi thẻ đoàn viên công đoàn.
Cũng như các công đoàn ngành, nghề và liên đoàn lao động các địa phương khác, Công đoàn Dầu khí Việt Nam đã bắt đầu triển khai phần mềm thông qua việc tổ chức 4 lớp tập huấn sử dụng phần mềm quản lý đoàn viên công đoàn tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh vào cuối tháng 9 và đầu tháng 10/2019 với sự tham gia của gần 170 cán bộ công đoàn làm công tác tổ chức, công tác phát triển đoàn viên từ công đoàn cơ sở trở lên. Ngoài ra, tại Hội nghị Ban Chấp hành Công đoàn Dầu khí Việt Nam mở rộng lần thứ X ngày 07/01/2020, các đại biểu cũng đã được nghe đại diện Ban Tổ chức – Văn phòng Công đoàn Dầu khí Việt Nam trình bày các nội dung cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý đoàn viên công đoàn và nhiệm vụ của các cấp Công đoàn nhằm triển khai hiệu quả việc sử dụng phần mềm.
Phó Chủ tịch CĐ DKVN Vũ Anh Tuấn phát biểu khai mạc lớp tập huấn
Phần mềm quản lý đoàn viên công đoàn là một ứng dụng điện tử hiện đại do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam xây dựng nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý đoàn viên công đoàn ở các cấp công đoàn trong toàn hệ thống Công đoàn Việt Nam. Đặc điểm của phần mềm là mang tính thống nhất, đồng bộ trong toàn hệ thống Công đoàn Việt Nam, các cấp Công đoàn không cần phải cài đặt phần mềm vào máy tính như những phần mềm khác mà chỉ cần đăng nhập vào tài khoản của đơn vị theo đường dẫn truy cập của phần mềm.
Việc sử dụng phần mềm quản lý đoàn viên công đoàn được thực hiện thông qua các tính năng cơ bản từ đăng nhập hệ thống phần mềm, tạo một nhóm cấp công đoàn mới, tạo mới đoàn viên, thêm mới đoàn viên từ một danh sách, phê duyệt đoàn viên được tạo mới, chuyển sinh hoạt đoàn viên, tìm kiếm và xuất dữ liệu in thẻ đoàn viên, sử dụng công cụ quản lý đoàn phí, sử dụng công cụ báo cáo thống kê đến các nội dung quản trị người sử dụng phần mềm…
Ở mỗi cấp công đoàn, phần mềm quản lý đoàn viên có những tính năng sử dụng khác nhau để phù hợp với thực tế hoạt động của từng cấp. Ở cấp Công đoàn Dầu khí Việt Nam, việc sử dụng phần mềm mang tính quản trị cao nhất khi được quyền tạo các nhóm cấp công đoàn ở tất cả các công đoàn trực thuộc, phê duyệt đoàn viên được tạo mới, nắm bắt được thông tin của tất cả đoàn viên công đoàn trong toàn Tập đoàn và xuất dữ liệu in thẻ đoàn viên, công cụ quản lý đoàn phí, tổng hợp được dữ liệu thống kê toàn ngành tại bất kỳ thời điểm nào… Đối với công đoàn cấp trên cơ sở thì việc sử dụng phần mềm có một số điểm tương đồng với Công đoàn Dầu khí Việt Nam nhưng trong phạm vi đối với các công đoàn cơ sở trực thuộc. Còn đối với các công đoàn cơ sở thì việc sử dụng phần mềm gắn liền với các tính năng liên quan trực tiếp đến đoàn viên công đoàn như thêm mới đoàn viên, chuyển sinh hoạt đoàn viên, tìm kiếm và xuất dữ liệu in thẻ đoàn viên, quản lý đoàn phí, uỷ quyền bàn giao, quản lý báo cáo thống kê phát triển đoàn viên của đơn vị mình.
Quang cảnh lớp tập huấn
Như vậy, thông qua các tính năng trong sử dụng, phần mềm quản lý đoàn viên công đoàn sẽ mang đến một số ưu điểm nổi bật cho tổ chức Công đoàn cũng như cho đoàn viên. Trước hết, cán bộ công đoàn có thể thường xuyên theo dõi các thông tin về đoàn viên như việc đóng đoàn phí, thay đổi chức vụ đoàn viên, chuyển tình trạng và chuyển sinh hoạt đoàn viên mà không bỏ sót một thông tin nào. Hơn nữa, tính năng tra cứu, tìm kiếm thông minh trong phần mềm quản lý đoàn viên công đoàn giúp cho việc tìm kiếm thông tin đoàn viên một cách nhanh chóng, dễ dàng. Với mã đoàn viên và số chứng minh nhân dân, cán bộ, đoàn viên công đoàn có thể tra cứu thông tin đoàn viên trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối mạng, trong bất kỳ thời điểm mà không cần đăng nhập tài khoản của đơn vị. Ngoài ra, nhờ tính năng báo cáo thống kê của phần mềm, việc báo cáo số liệu đoàn viên sẽ giảm rất nhiều thời gian, giảm thủ tục giấy tờ so với phương pháp thống kê thủ công như hiện nay; mặt khác, số liệu báo cáo sẽ chính xác và đầy đủ. Từ việc cập nhật chính xác số đoàn viên tại các cấp công đoàn thông qua hệ thống phần mềm, mục tiêu phục vụ lợi ích hợp pháp của đoàn viên trong việc sử dụng các thiết chế công đoàn và hưởng những ưu đãi trong chương trình phúc lợi đoàn viên của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và Công đoàn Dầu khí Việt Nam sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn. Việc hưởng lợi từ những ưu đãi trong chương trình phúc lợi đoàn viên được thực hiện thông qua thẻ đoàn viên công đoàn với 2 loại thẻ là thẻ đoàn viên thông thường và thẻ đoàn viên liên kết. Thẻ đoàn viên liên kết là thẻ đoàn viên được tích hợp chức năng của thẻ ATM nên được quản lý theo quy định của Điều lệ Công đoàn Việt Nam, đồng thời thẻ có kích cỡ và thông tin, sử dụng giống như thẻ ghi nợ ATM. Đây là sản phẩm thông qua sự phối hợp giữa Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam (Vietinbank) dành cho đoàn viên công đoàn với một số lợi ích cao hơn so với thẻ đoàn viên thông thường.
Tóm lại, việc sử dụng phần mềm quản lý đoàn viên công đoàn là một xu thế tất yếu trong thời đại công nghiệp 4.0. Điều đó không chỉ giúp nghiệp vụ quản lý đoàn viên trở nên nhanh chóng, chính xác, đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất và tạo mối liên kết chặt chẽ ở tất cả các cấp công đoàn mà còn giúp củng cố công tác tổ chức, nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Công đoàn.
Phùng Thị Phương
