“Luôn rèn luyện, tăng cường tính chủ động, chuyên nghiệp trong công tác văn phòng”

Công tác văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng

Tại hội nghị, ông Đỗ Chí Thanh – Phó Tổng Giám đốc Petrovietnam đã đánh giá cao vai trò của Văn phòng Tập đoàn và các đơn vị trực thuộc. Văn phòng được xem là một trong những cơ quan quan trọng, đóng góp công sức lớn vào những kết quả mà Tập đoàn đạt được trong thời gian qua.

“Hội nghị công tác văn phòng sẽ là nơi tháo gỡ các vướng mắc đang tồn đọng tại khối văn phòng của toàn thể các đơn vị thành viên. Đây cũng là lần đầu tiên khối văn phòng của toàn Tập đoàn và các đơn vị được gặp mặt, chia sẻ, trao đổi về những vấn đề xoay quanh chức năng nhiệm vụ của khối văn phòng toàn Tập đoàn. Trong thời gian qua, khối văn phòng đã đạt những thành công nhất định, góp phần vào kết quả của Tập đoàn, của đơn vị. Hy vọng trong thời gian tới, khối văn phòng sẽ tiếp tục phát huy hơn nữa những chức năng nhiệm vụ đã được Tập đoàn tin tưởng giao phó”, Phó Tổng giám đốc Đỗ Chí Thanh nhấn mạnh.

Tại hội nghị, ông Nguyễn Quang Hùng, Phó Chánh Văn phòng Tập đoàn đã trình bày báo cáo tổng quát về hoạt động của Văn phòng Tập đoàn. Khối Văn phòng Petrovietnam dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Tập đoàn, trong thời gian qua đã thực hiện tốt một số hoạt động và mang lại kết quả nhất định, đóng góp chung vào kết quả của đơn vị. Cụ thể, Văn phòng Tập đoàn đã thực hiện các chức năng, nhiệm vụ như công tác tham mưu, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; Công tác văn thư, lưu trữ; Công tác quản trị, hành chính, hậu cần; Công tác tổ chức sự kiện, hội nghị; Công tác an sinh xã hội; Ứng dụng công nghệ thông tin, Chuyển đổi số trong hoạt động quản trị Văn phòng; Công tác hợp tác quốc tế; Các quy định, quy chế, quy trình liên quan đến hoạt động của Văn phòng Tập đoàn.

Trong báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ, Văn phòng Tập đoàn đã rút ra các bài học kinh nghiệm như cần có sự phân chia công việc rõ ràng, tăng cường khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất và trang thiết bị, áp dụng tối đã các công nghệ vào thu thập thông tin, dữ liệu. Trong công tác quản trị, đảm bảo cơ sở vật chất, lễ tân, hậu cần phải chuyên nghiệp, chu đáo, kịp thời, nhiệt tình và trách nhiệm. Ngoài ra, cần xây dựng, củng cố bộ máy, tổ chức của văn phòng đảm bảo về tiêu chuẩn và số lượng theo quy định, theo hướng hiện đại và chuyên môn hóa. Tạo cơ chế và điều kiện cho cán bộ, nhân viên văn phòng được tham gia các khóa học, đào tạo nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng, kinh nghiệm để đáp ứng tốt hơn các chức năng nhiệm vụ được giao.

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Văn phòng Tập đoàn đã đề xuất lãnh đạo Tập đoàn cho phép tổ chức định kỳ hàng năm các khóa tập huấn và hội nghị trao đổi kinh nghiệm về công tác văn phòng; tiếp tục tăng cường đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình phối hợp, xây dựng và tập hợp thông tin.

Đối với các đơn vị cần chủ động xây dựng kế hoạch an sinh xã hội đồng thời với kế hoạch sản xuất kinh doanh để báo cáo Tập đoàn sớm phê duyệt; tiếp tục thực hiện nghiêm túc quy chế về công tác an sinh xã hội; cần chủ động và tích cực xây dựng lịch sự kiện định kỳ hàng tháng, báo cáo Tập đoàn để đưa vào lịch chung; thống nhất chuẩn bị và triển khai sẵn sàng các mô hình trưng bày, quà tặng có hình ảnh đặc trưng theo lĩnh vực hoạt động và cơ sở nhà máy, công trình của đơn vị.

Nâng cao tính chuyên nghiệp, chủ động của công tác văn phòng

Tại hội nghị, các đơn vị trực thuộc Petrovietnam đã trình bày các tham luận phục vụ hội nghị về công tác văn phòng năm 2022. Các tham luận được trình bày xoay quanh các kết quả hoạt động, bài học kinh nghiệm và trình bày các kiến nghị, đề xuất đến lãnh đạo Tập đoàn.

Trong đó, tham luận của Công ty Điều hành Dầu khí Biển Đông (BIENDONG POC) do Tiến sĩ Ngô Hữu Hải – Tổng Giám đốc Công ty trình bày nhấn mạnh vào việc ứng dụng công nghệ trong hoạt động quản trị văn phòng. Cụ thể, BIENDONG POC đã ứng dụng thành công chuyển đổi số với hệ thống E-office (văn phòng điện tử) giúp toàn bộ lãnh đạo và CBNV có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, hệ thống BPM (Quản lý quy trình nghiệp vụ) được đơn vị triển khai với các chức năng và phân hệ như quy trình thanh toán; trình ký điện tử (E-signing), chữ ký số; quy trình giấy đi đường; quy trình nghỉ phép; quy trình làm ngoài giờ. Bên cạnh đó, các ứng dụng của hệ thống Doclib (hệ thống văn bản ban hành), hệ thống Idoc (quản lý điều hành trực tuyến) và hệ thống Ms.Office 365 (hệ thống gồm các ứng dụng của Microsoft Office) còn được đơn vị ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng. Việc áp dụng công nghệ vào quản lý đã giúp BIENDONG POC đơn giản hoá được nhiều thủ tục, nâng cao hiệu quả công việc.

Tham luận của Công ty Cổ phần Lọc Hoá dầu Bình Sơn (BSR) do ông Bùi Xuân Dương – Chánh Văn phòng BSR cũng đã trình bày rõ công tác văn phòng của đơn vị. Trong đó, công tác truyền thông được BSR triển khai mạnh mẽ với mục đích truyền tải thông tin, chủ trương, đường lối… của công ty đến người lao động và chia sẻ tâm tư, nguyện vọng, tình cảm và những đóng góp của người lao động đến ban lãnh đạo, nhằm tạo sự lan toả và gắn kết trong tập thể BSR thành khối thống nhất. BSR lựa chọn các phương tiện truyền thông qua kênh nội bộ, qua hơn 30 cơ quan báo chí trung ương và địa phương. Tuyên truyền trực quan tại các tuyến đường chính của TP Quảng Ngãi và trụ sở công ty; phối hợp với ban chuyên môn liên quan tuyên truyền trực quan tại các phòng làm việc, khu vực công cộng… Tất cả đều hướng đến mục đích xây dựng hình ảnh đẹp của BSR đến khách hàng, đối tác.

Phát biểu chỉ đạo tại hội nghị, ông Hoàng Quốc Vượng – Chủ tịch Hội đồng thành viên Petrovietnam đánh giá cao công tác văn phòng của Tập đoàn và của các đơn vị. Khi tình hình dịch bệnh Covid-19 gây ảnh hưởng rất lớn đến công tác văn phòng, khối văn phòng đã đóng góp công sức rất lớn khi thực hiện nhiệm vụ xây dựng môi trường làm việc đảm bảo an toàn, thông suốt, đảm bảo công tác sản xuất kinh doanh của Tập đoàn và tất cả các đơn vị.

“Vai trò của công tác văn phòng vô cùng quan trọng. Tại thời điểm dịch Covid-19 căng thẳng, nhiều đơn vị đã bị gián đoạn sản xuất, cung ứng bị đứt đoạn, riêng Tập đoàn và các đơn vị thành viên của chúng ta vẫn có thể tiếp tục duy trì công tác sản xuất, kinh doanh một cách thông suốt, ổn định. Đó cũng là một phần công sức của khối văn phòng. Tôi mong rằng, khối văn phòng sẽ tiếp tục quan tâm hơn nữa đội ngũ làm việc, xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp hơn nữa; luôn rèn luyện, tăng cường tính chủ động và chuyên nghiệp. Cũng cần có sự thống nhất giữa các mô hình văn phòng trên toàn Tập đoàn. Đối với những người làm công tác văn phòng, phải cố gắng nỗ lực hơn nữa để xứng đáng với vị trí, nhiệm vụ, chức năng được giao, đóng góp sức mình vào sự phát triển chung của toàn Tập đoàn”, Chủ tịch Hoàng Quốc Vượng chia sẻ.

Thành Linh