Hướng dẫn kỹ năng tư vấn pháp luật dành cho cán bộ Công đoàn

Với mỗi vụ việc, để đưa ra giải pháp nhanh chóng, chính xác cần xác định rõ ràng diễn biến, chứng cứ vụ việc; xây dựng hệ thống cơ sở pháp lý đầy đủ và cuối cùng là lập luận chặt chẽ, sắc bén. Đây là chìa khóa mở ra hướng giải quyết khi xảy ra những sự cố, sự biến, tranh chấp trong lĩnh vực lao động và hạn chế thấp nhất rủi ro pháp lý.

1. Kỹ năng thụ lý hồ sơ và xác định các giải quyết phù hợp

1.1. Kỹ năng lắng nghe

Đây là kỹ năng cơ bản, quan trọng, tạo tiền đề để cán bộ Công đoàn tiếp cận với người lao động vụ việc tư vấn.

Thông qua quá trình chú ý lắng nghe, cán bộ Công đoàn cần xác định được các thông tin như sau:
• Thông tin cá nhân của người lao động như tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại… Thông qua đó xác định được phương thức liên lạc với người lao động và xác định cơ quan có thẩm quyền giải quyết các công việc có liên quan đến người lao động
• Chức vụ, phòng, ban công tác của người lao động. Những thông tin này giúp đánh giá mức độ phức tạp của vụ việc.

 Ví dụ: Với những người lao động làm công việc được xác định rõ ràng theo hợp đồng lao động như lao công, bảo vệ, tranh chấp về phạm vi công việc, phạm vi quyền hạn của họ thông thường dễ xác định hơn so với những người giữ chức vụ quản lý vì quyền hạn của các đối tượng này còn được xác định theo quyết định bổ nhiệm, bản mô tả công việc…
• Sự hiểu biết của người lao động. Trong đơn vị, người lao động những đối tượng có trình độ không đồng nhất. Trong quá trình lắng nghe người lao động trình bày vấn đề, cán bộ công đoàn cần xác định tâm lý, thái độ của người lao động khi tiếp xúc với cán bộ Công đoàn, khả năng trình bày của người lao động, đánh giá trình độ của người lao động để có cách giải thích, tư vấn phù hợp.
• Xác định sơ bộ về diễn biến sự việc: Vấn đề người lao động muốn đề cập tới là gì; sự việc được xảy ra bao giờ, như thế nào; Mối quan hệ giữa người lao động và vụ việc cần Công đoàn tư vấn, bảo vệ. (là đương sự hay là nhân chứng…).

1.2. Kỹ năng khai thác thông tin
Như đã nêu trên, theo quan điểm của bên tư vấn, thông qua quá trình lắng nghe người lao động, cán bộ Công đoàn chỉ xác định được diễn biến sự việc một các sơ bộ vì thông tin người lao động cung cấp có thể chưa rõ ràng, còn thiếu sót… Đây là lý do để người tư vấn cần phải khai thác thêm thông tin.
Khai thác thông tin được thực hiện thông qua quá trình đặt câu hỏi. Các câu hỏi cần được tập trung để làm rõ các nội dung sau:
– Xác định được yêu cầu, mong muốn của người lao động.
– Làm rõ những vấn đề người lao động đã trình bày mà chưa sáng tỏ.
– Tìm kiếm thêm thông tin mới liên quan tới vụ việc, phục vụ cho quá trình giải quyết mà người lao động chưa đề cập tới, những thông tin bất lợi người lao động chưa đề cập. Ví dụ: người lao động có chứng cứ, chứng minh vụ việc không, các tài liệu cần thiết như hợp đồng, sổ bảo hiểm xã hội, các loại giấy tờ cá nhân của người lao động, chứng từ, bảng lương, quyết định người lao động được nhận….
– Đặt ra câu hỏi để thẩm định thông tin người lao động đã cung cấp. Thực tế cho thấy, trong quá trình giải quyết vụ việc, người lao động có thể chỉ cung cấp thông tin có lợi cho bản thân hoặc đã nói chưa đúng sự thật để biện hộ cho hành động của mình. Việc đặt câu hỏi để xác định tính xác thực của thông tin được cung cấp là cần thiết. Thông tin sai lệch sẽ làm lệch phương hướng tư vấn và
– Xác định những người liên quan để tìm hiểu thông tin về người có liên quan và khai thác thông tin từ các đối tượng này.

1.3. Kỹ năng xử lý thông tin được cung cấp
Quá trình lắng nghe và hỏi, cán bộ Công đoàn sẽ nhận được lượng thông tin nhất định liên quan tới vụ việc cần giải quyết. Tuy nhiên, không phải thông tin nào cũng có giá trị sử dụng và chứa đựng các chứng cứ giá trị. Khai thác thông tin được cung cấp là quá trình lọc để xác định chứng cứ cần thiết đã được cung cấp.
Trong trường hợp những chứng cứ đã có chưa đủ để giải quyết vấn đề, Công đoàn cần yêu cầu người lao độngbổ sung thêm để có cơ sở vững chắc, bảo vệ tốt nhất quyền và lợi ích của người lao động.

2. Kỹ năng tra cứu văn bản pháp luật
2.1. Các hình thức tra cứu văn bản pháp luật:
Tìm kiếm văn bản, quy phạm pháp luật thông qua từ khóa như:
• Trích yếu: Tìm theo nội dung mà văn bản đề cập. Chẳng hạn, nếu muốn tìm văn bản về những hành vi và mức phạt nếu người sử dụng lao động có hành vi trái quy định của pháp luật, các cán bộ Công đoàn có thể tìm kiếm theo mẫu như sau: “Văn bản quy định về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực…”…
• Nội dung văn bản: Tìm kiếm thông qua việc gõ một số từ mà chắc chắn có trong phần nội dung của văn bản mình cần tìm vào các công cụ tìm kiếm văn bản pháp luật có trên internet.
• Tìm kiếm theo thời gian han hành văn bản: Người sử dụng có thể ước lượng khoảng thời gian ban hành văn bản, ngày hoặc tháng hoặc năm để tra cứu trên các cơ sở dữ liệu pháp luật theo mẫu như sau: “Văn bản về …. ban hành ngày.. tháng… năm/ hoặc ban hành tháng../ năm, ban hành năm….”
• Tìm kiếm văn bản theo số hiệu văn bản: Cụ thể là khai báo số, ký hiệu văn bản cần tìm. Nếu không nhớ đẩy đủ số và ký hiệu văn bản, các cán bộ có thể tìm kiếm theo các số hoặc các ký hiệu có trong số hiệu văn bản trên các trang tra cứu dữ liệu pháp luật. Ví dụ: “55”, “102/2012”, “BTC”, “BLĐ-TBXH”
• Tìm kiếm theo loại văn bản”: Luật, Nghị định, Thông tư, Công văn, chỉ thị…. Nghị định hướng dẫn Luật, Thông tư hướng dẫn Nghị định, Công văn là trả lời của cơ quan chủ quản cấp trên cho cơ quan cấp dưới. Các cán bộ Công đoàn có thể tìm kiếm văn bản theo định hướng như trên. Ví dụ, nếu muốn tìm kiếm các văn bản hướng dẫn BLLĐ 2012, có thể áp dụng theo mẫu sau: “Nghị định hướng dẫn Bộ luật Lao động 2012” ; nếu muốn tìm kiếm các văn bản hướng dẫn Nghị định 55/2013/NĐ-CP có thể tìm theo mẫu như sau: “Thông tư hướng dẫn Nghị định….”; nếu muốn tìm công văn thì tìm theo cơ quan chủ quản ban hành Công văn. Ví dụ: “Công văn của Bộ Lao động, thương binh –  xã hội, Công văn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về ….
• Tìm kiếm văn bản theo cơ quan ban hành văn bản: Xác định được cơ quan ban hành văn bản, các cán bộ Công đoàn có thể trực tiếp vào trang chủ quản ban hành văn bản để tìm kiếm. Ví dụ: Nếu muốn tìm kiếm văn bản của Bộ Lao động Thương Binh xã hội có thể tìm ở trong chủ của Bộ lao động, Thương Binh xã hội là trang molisa.gov.vn hoặc muốn tìm văn bản, công văn hướng dẫn của sở lao động, cơ quan bảo hiểm cấp tỉnh thì vào trang web của sở, cơ quan bảo hiểm cấp tỉnh và tìm kiếm ở mục Văn bản/ văn bản pháp luật.
• Tìm kiếm văn bản theo lĩnh vực ban hành: Lĩnh vực Lao động hay môi trường, bảo hiểm xã hội… Tìm kiếm theo mẫu như sau: “Văn bản hướng dẫn vè Luật Lao động năm….”

2.2. Nguồn tra cứu văn bản
Một trong số các nguyên tắc khi tra cứu văn bản là chính xác và đầy đủ. Để đảm bảo nguyên tắc này, khi tìm kiếm thông tin, đặc biệt là qua internet, các cán bộ Công đoàn phải lựa chọn nguồn cung cấp thông in uy tín. Một trong số các trang dữ liệu pháp luật quan trọng và chính xác, có thời gian cập nhật nhanh là:
– Trang web của Chính phủ: vanban.chinhphu.vn
– Trang web của Bộ tư pháp: moj.gov.vn
– Trang web hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Văn phòng Quốc hội: vietlaw.gov.vn
– Trang chủ quản của đơn vị ban hành văn bản:
Ví dụ:
• Tìm kiếm văn bản trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội có thể vào trang web của cơ quan bảo hiểm xã hội: baohiemxahoi.gov.vn
• Tìm kiếm văn bản trong lĩnh vực tài chính có thể vào trang web của Bộ tài chính: mof.gov.vn
– Các trang tra cứu văn bản pháp luật như:
• Thuvienphapluat.vn;
• Luatvietnam.vn.

3. Kỹ năng tìm kiếm giải pháp
Để bảo vệ đương sự trong một vụ tranh chấp lao động (nói chung), khiếu nại lao động (nói riêng), cần phải dựa trên ba yếu tố: chứng cứ, cơ sở pháp lý và lập luận. Dựa trên cơ sở này để tìm được phương án tư vấn và đề xuất thực hiện trong thực tiễn. Cụ thể như sau:

3.1. Kỹ năng xử lý chứng cứ
– Như đã phân tích tại Mục 1.c, từ những thông tin được cung cấp, người tư vấn cần xử lý thông tin để xác định chứng cứ cần thiết, có giá trị. Để làm được điều này, trước tiên, cần xác định được chứng cứ là gì:
Theo Điều 81 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2004, sửa đổi năm 2011 (sau đây gọi là BLTTDS) thì“Chứng cứ trong vụ việc dân sự là những gì có thật được đương sự và cá nhân, cơ quan, tổ chức khác giao nộp cho Tòa án hoặc do Tòa án thu thập được theo trình tự, thủ tục do Bộ luật này quy định mà Tòa án dùng làm căn cứ để xác định yêu cầu hay sự phản đối của đương sự là có căn cứ và hợp pháp hay không cũng như những tình tiết khác cần thiết cho việc giải quyết đúng đắn vụ việc dân sự”.
– Chứng cứ được thu thập ở những nguồn nào?
Theo Quy định tại Điều 82 BLTTDS thì các nguồn chưa đựng chứng cứ bao gồm:

1. Các tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được;
2. Các vật chứng;
3. Lời khai của đương sự;
4. Lời khai của người làm chứng;
5. Kết luận giám định;
6. Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ;
7. Tập quán;
8. Kết quả định giá tài sản;
9. Các nguồn khác mà pháp luật có quy định
– Điều 83 BLTTDS quy định về việc xác định chứng cứ như sau:
1. Các tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận.
2. Các tài liệu nghe được, nhìn được được coi là chứng cứ nếu được xuất trình kèm theo văn bản xác nhận xuất xứ của tài liệu đó hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc thu âm, thu hình đó.
3. Vật chứng là chứng cứ phải là hiện vật gốc liên quan đến vụ việc.
4. Lời khai của đương sự, lời khai của người làm chứng được coi là chứng cứ nếu được ghi bằng văn bản, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình theo quy định tại khoản 2 Điều này hoặc khai bằng lời tại phiên tòa.
5. Kết luận giám định được coi là chứng cứ nếu việc giám định đó được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.
6. Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ được coi là chứng cứ nếu việc thẩm định được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định và có chữ ký của các thành viên tham gia thẩm định.
7. Tập quán được coi là chứng cứ nếu được cộng đồng nơi có tập quán đó thừa nhận.
8. Kết quả định giá tài sản được coi là chứng cứ nếu việc định giá được tiến hành theo thủ tục do pháp luật quy định hoặc văn bản do chuyên gia về giá cả cung cấp theo quy định tại khoản 1 Điều này.”
Với quy định trên, có thể hiểu, không phải tài liệu, lời khai … nào cũng có thể được coi là chứng cứ. Đây là nội dung quan trọng trong quá trình giải quyết vụ việc. Nếu xác định sai chứng cứ hoặc chứng cứ không thuyết phục thì lập luận, bào chữa của Công đoàn có thể bị người sử dụng lao động, cơ quan có thẩm quyền bác bỏ, ảnh hưởng rất lớn tới quyền và lợi ích của người lao động.

3.2. Kỹ năng xác định cơ sở pháp lý
– Cơ sở pháp lý để giải quyết vụ việc có thể bao gồm các dạng sau:
• Các biểu mẫu cần thiết
• Quy phạm trong 1 VBPL
• Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện trong các Công văn.
– Nguồn tìm kiếm cơ sở pháp lý bao gồm:
+ Các quy phạm quy định Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành:
Thông thường, các vụ việc Công đoàn được người lao động tư vấn nằm trong lĩnh vực lao động. Do đó, cần tìm kiếm các quy phạm phù hợp để giải quyết vụ việc theo Bộ luật Lao động và văn bản hướng dẫn thi hành.
Theo Điều 240 Bộ luật Lao động 2012 thì “Bộ luật lao động ngày 23 tháng 6 năm 1994, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật lao động số 35/2002/QH10, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật lao động số 74/2006/QH11 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật lao động số 84/2007/QH11 hết hiệu lực kể từ ngày Bộ luật này có hiệu lực”.  Như vậy, kể từ ngày 1/5/2013 – ngày Bộ luật Lao động 2012 có hiệu lực, Bộ luật Lao động 1994 sửa đổi năm 2002, 2006,2007 và các văn bản hướng dẫn sẽ không được áp dụng để giải quyết các vấn đề về lao động phát sinh trong thực tiễn. Khi giải quyết cá vụ việc, cán bộ Công đoàn áp dụng theo quy định của Bộ luật 2012 và hệ thống văn bản hướng dẫn Bộ luật Lao động 2012 được ban hành. Hiện nay đã có 13 văn bản hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động 2012. Cụ thể là các văn bản sau: Nghị định 41/2013/NĐ-CP, Nghị định 43/2013/NĐ-CP, Nghị định 44/2013/NĐ-CP, Nghị định 45/2013/NĐ-CP, Nghị định 46/2013/NĐ-CP, Nghị định 49/2013/NĐ-CP, Nghị định 50/2013/NĐ-CP, Nghị định 51/2013/NĐ-CP, Nghị định 55/2013/NĐ-CP, Nghị định 60/2013/NĐ-CP, Nghị định 66/2013/NĐ-CP, Nghị định 102/2013/NĐ-CP, Nghị định 95/2013/NĐ-CP.
+ Quy phạm trong các ngành luật liên quan:
Để Bộ luật Lao động được áp dụng trong thực tiễn, bên cạnh các Nghị định hướng dẫn Bộ luật Lao động 2012, còn có thể áp dụng các quy định có liên quan tới việc áp dụng luật Lao động trong các văn bản khác như Luật Bảo hiểm xã hội 2006, Luật Dân sự 2005, Luật Tố tụng dân sự năm 2004, sửa đổi, bổ sung năm 2011, Luật hình sự năm 1999 sửa đổi, bổ sung năm 2009, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008…. Những quy định này có vai trò bổ trợ, làm sáng tỏ hơn các nội dung chưa được hướng dẫn trong Bộ luật Lao động 2012 và các Nghị định, là cơ sở pháp lý quan trọng góp phần giải quyết các vấn đề về lao động, tiền lương.

Ví dụ 1:
Khoản 1 Điều 187 BLLĐ quy định:“Người lao động bảo đảm điều kiện về thời gian đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội được hưởng lương hưu khi nam đủ 60 tuổi, nữ đủ 55 tuổi”.

Để xác định được “điều kiện về thời gian đóng BHXH” để được hưởng lương hưu, cán bộ Công đoàn phải tìm kiếm quy định hướng dẫn trong Luật BHXH. Vấn đề ngày được quy định cụ thể như sau:
“Điều 50. Điều kiện hưởng lương hưu
1. Người lao động quy định tại các điểm a, b, c và e khoản 1 Điều 2 của Luật này có đủ hai mươi năm đóng bảo hiểm xã hội trở lên được hưởng lương hưu khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Nam đủ sáu mươi tuổi, nữ đủ năm mươi lăm tuổi;
b) Nam từ đủ năm mươi lăm tuổi đến đủ sáu mươi tuổi, nữ từ đủ năm mươi tuổi đến đủ năm mươi lăm tuổi và có đủ mười lăm năm làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thuộc danh mục do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế ban hành hoặc có đủ mười lăm năm làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số 0,7 trở lên. Tuổi đời được hưởng lương hưu trong một số trường hợp đặc biệt khác do Chính phủ quy định.”
Như vậy, để xác định được người sử dụng lao động đã cho người lao động nghỉ hưu đúng luật hay chưa, không thể chỉ dựa vào quy định của pháp luật Lao động mà còn cần sử dụng quy phạm của các Luật Bảo hiểm xã hội.

Ví dụ 2:
Điều 20 BLLĐ quy định một trong những hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động là:“Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động”.

Tuy nhiên BLLĐ không liệt kê cụ thể các “Biện pháp bảo đảm” mà người sử dụng lao động không được thực hiện. Để làm rõ điều này, cần dẫn chiếu tới quy định của Bộ luật Dân sự. Theo quy định tại Điều 318 Bộ luật Dân sự thì các biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự bao gồm:
“a) Cầm cố tài sản;
b) Thế chấp tài sản;
c) Đặt cọc;
d) Ký cược;
đ) Ký quỹ;
e) Bảo lãnh;
g) Tín chấp”

Tóm lại, trong quá trình giải quyết vụ việc, khi Bộ luật Lao động 2012 và các văn bản hướng dẫn thi hành chưa có quy định cụ thể, cán bộ  Công đoàn cần tìm hiểu thêm quy định của các ngành luật khác để có được hướng dẫn chuẩn xác trong quá trình thực hiện.

3.3. Kỹ năng lập luận
Với chứng cứ đã cung cấp, với quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện, lập luận để xác định:
– Chứng cứ cung cấp có đảm bảo thỏa mãn các điều kiện theo quy định của pháp luật hay không?

Ví dụ: Điều 37 Bộ luật Lao động quy định:
“Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, nhưng phải báo cho người sử dụng lao động biết trước ít nhất 45 ngày, trừ trường hợp quy định tại Điều 156 của Bộ luật này”

Như vậy, trường hợp người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn muốn đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động thì phải đảm bảohai điều kiện:
• Một là phải báo trước cho người sử dụng lao động.
• Hai là thời hạn báo trước phải là 45 ngày làm việc.
Nếu người lao động đã báo trước cho người sử dụng lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động nhưng không đủ thời hạn báo trước. Như vậy, trong trường hợp này, người lao động đã chấm dứt sai quy định của pháp luật.
– Quy định của pháp luật có hướng dẫn đúng về vấn đề đã xác định hay không?

Ví dụ:
Anh A là người lao động ở Công ty A, 55 tuổi và được xác định là làm Công việc nặng nhọc độc hại. Anh A muốn nhờ Công đoàn tư vấn xem anh có đủ điều kiện để về hưu hay không.
Cán bộ Công đoàn căn cứ vào Điều 51 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2006 và xác định anh A đủ điều kiện để về hưu.Tuy nhiên, do anh về hưu lúc 55 tuổi nên anh thuộc trường hợp về hưu trước tuổi nên theo khoản 2 Điều 52 Luật bảo hiểm xã hội, với mỗi năm nghỉ hưu trước tuổi quy định mức lương hưu của anh bị giảm 1%.
Trong trường hợp trên, Quy phạm pháp luật được Công đoàn sử dụng không đúng với vấn đề nên Công đoàn đã xác định sai mức lương mà anh A được nhận. Cụ thể là anh A không thuộc trường hợp về hưu trước tuổi, anh A về hưu đúng tuổi nên lương hưu của anh được xác định theo  khoản 1 Điều 52 Luật Bảo hiểm xã hội.
– Khi thực hiện hành vi, người sử dụng lao động hay người lao động đã đảm bảo yêu cầu về mặt nội dung và thủ tục theo quy định của pháp luật Lao động hay chưa?

Chỉ trên cơ sở xác rõ ràng vấn đề đúng hay sai, Công đoàn mới có thể có câu trả lời xác đáng, giải đáp được các thắc mắc của người lao động. Đồng thời, đưa ra được phương án giải pháp xử lý tình huống và các bước thực hiện.

4. Kỹ năng trả lời tư vấn bằng văn bản
Phương án tư vấn Công đoàn gửi cho người lao động sẽ được trình bày theo mẫu như

I. DIỄN BIẾN VÀ YÊU CẦU CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG
1. Diễn biến
– ……………..
– ……………..
Lưu ý:
Diễn biến sự việc được diễn giải theo trình tự sau: Thời gian, sự kiện, nội dung sự việc.

2. Yêu cầu của người lao động
 Theo biên bản ngày/ email ngày…, anh/chị…. muốn được Công đoàn tư vấn và giải đáp những vấn đề sau:
– …………….
– …………….

II. DANH MỤC CHỨNG CỨ
Các chứng cứ Công ty cung cấp cho bên tư vấn bao gồm:

STT	Thời gian	Tên chứng cứ
1
2
3

…

III. DANH MỤC CƠ SỞ PHÁP LÝ

STT	Thời gian	Tên chứng cứ
1
2
3

…

IV. Ý KIẾN TƯ VẤN
4.1. Trả lời câu hỏi thứ nhất của người lao động
Căn cứ …
Căn cứ….
Công đoàn có ý kiến trả lời là:…. Đúng/ sai. Vì: (Diễn giải câu trả lời)

4.2. Tương tự